Gánh nặng ghi chép: đo trước khi tìm cách giảm

Gánh nặng ghi chép là chủ đề được nhắc thường xuyên và ít được đo. Hệ quả là các can thiệp thường nhắm vào chỗ mà người ta cảm thấy tốn thời gian, chứ không phải chỗ thật sự tốn.

Đo bằng gì

Nhật ký thao tác của hệ thống

Hầu hết bệnh án điện tử ghi lại mọi thao tác kèm dấu thời gian. Đây là nguồn dữ liệu khách quan và sẵn có.

Từ đó rút ra được:

• Tổng thời gian trong hệ thống mỗi ngày, tách theo trong và ngoài giờ hành chính.
• Phân bố theo loại hoạt động — xem, nhập, kê đơn, xử lý hộp thư.
• Số lần chuyển màn hình cho mỗi ca.
• Thời gian trung bình cho một lần ghi chép.

Quan sát trực tiếp

Nhật ký cho biết cái gì tốn thời gian; quan sát cho biết vì sao.

Ngồi cạnh vài người dùng trong một buổi làm việc thường phát hiện những thứ không hiện ra trong dữ liệu: các thao tác vòng vo mà người dùng đã quen tới mức không nhận ra, các cách lách mà họ tự nghĩ ra.

Khảo sát

Bổ sung phần cảm nhận và mức độ hài lòng, nhưng không thay được hai nguồn trên.

Nguồn gánh nặng thường thấy

Khi phân tích, thời gian thường không nằm ở nơi người ta nghĩ.

Tìm thông tin

Một phần đáng kể thời gian không phải để nhập mà để tìm: kết quả xét nghiệm ở một màn hình, phim chụp ở màn hình khác, ghi chép của chuyên khoa ở chỗ thứ ba.

Số lần chuyển màn hình cho một ca là chỉ số đáng theo dõi.

Nhập lại dữ liệu đã có

Cùng một thông tin phải nhập ở nhiều chỗ vì các phân hệ không nói chuyện với nhau.

Trường bắt buộc không phục vụ chăm sóc

Các trường được thêm vào vì yêu cầu báo cáo, yêu cầu thanh toán, hoặc vì một dự án nào đó trong quá khứ — và không ai rà lại xem còn cần không.

Đây thường là nguồn gánh nặng lớn nhất mà cũng dễ cắt giảm nhất.

Hộp thư trong hệ thống

Kết quả xét nghiệm cần xác nhận, yêu cầu tái kê đơn, tin nhắn từ người bệnh và đồng nghiệp.

Khối lượng này tăng đều theo thời gian ở hầu hết các cơ sở, và phần lớn được xử lý ngoài giờ.

Mẫu ghi chép quá dài

Các mẫu được thiết kế để bao phủ mọi tình huống, khiến ca đơn giản cũng phải đi qua mọi mục.

Vấn đề của sao chép dán

Đây là cách lách phổ biến nhất, và nó tạo ra vấn đề riêng.

Khi một phần ghi chép được sao từ ngày trước, các thông tin đã lỗi thời được mang theo. Qua nhiều ngày, bệnh án phình ra và tỷ lệ nội dung thật sự cập nhật giảm dần.

Hệ quả:

• Người đọc phải lọc qua nhiều nội dung lặp để tìm thông tin mới.
• Thông tin sai được lan truyền — một chi tiết ghi nhầm từ ngày đầu tồn tại suốt đợt nằm viện.
• Khó xác định trạng thái thực tế của người bệnh tại một thời điểm.

Đáng lưu ý: sao chép dán không phải nguyên nhân mà là triệu chứng. Nó xuất hiện khi mẫu ghi chép quá nặng so với thời gian có.

Xử lý bằng cách cấm sao chép mà không giảm gánh nặng sẽ chỉ tạo ra cách lách khác.

Các can thiệp theo thứ tự hiệu quả

Rà soát trường bắt buộc

Với mỗi trường, hỏi: ai dùng dữ liệu này, dùng vào việc gì, và điều gì xảy ra nếu bỏ?

Thường một tỷ lệ đáng kể các trường không có câu trả lời thuyết phục. Đây là can thiệp không tốn kém và cho hiệu quả nhanh nhất.

Gom thông tin hay dùng

Thiết kế một màn hình tổng hợp chứa những gì cần cho phần lớn ca, giảm số lần chuyển màn hình.

Đơn giản hoá mẫu

Tách mẫu theo loại ca thay vì một mẫu chung cho tất cả.

Tự động điền từ dữ liệu sẵn có

Mọi thứ đã có trong hệ thống không nên phải nhập lại.

Quản lý hộp thư

Phân loại tự động, để điều dưỡng hoặc thư ký xử lý nhóm không cần bác sĩ, gộp các kết quả bình thường thành một lần xác nhận.

Hỗ trợ ghi chép bằng giọng nói

Có tiềm năng nhưng phức tạp hơn và cần kiểm soát chất lượng bản ghi.

Chỉ số theo dõi

• Thời gian trong hệ thống mỗi ngày.
• Thời gian ngoài giờ hành chính — chỉ số nhạy nhất với gánh nặng.
• Số lần chuyển màn hình mỗi ca.
• Thời gian trung bình hoàn thành một ghi chép.
• Số mục tồn trong hộp thư.
• Tỷ lệ nội dung sao chép trong ghi chép.

Chỉ số thứ hai đáng đặt lên hàng đầu: thời gian làm việc trong hệ thống sau giờ hành chính là thứ liên quan chặt nhất tới mức độ kiệt sức được báo cáo.

Một lưu ý về mục tiêu

Mục tiêu không phải là giảm ghi chép xuống mức tối thiểu. Bệnh án có chức năng thật: truyền đạt giữa các thành viên, làm cơ sở cho quyết định sau này, và có giá trị pháp lý.

Mục tiêu là tỷ lệ giữa nội dung có giá trị và công sức bỏ ra.

Một ghi chép ngắn nhưng chứa đủ thông tin quan trọng có giá trị hơn một ghi chép dài mà người đọc sau phải lọc.

Câu hỏi thường gặp